การเก็บเอกสารสำคัญในตู้เซฟ โซลูชันช่วยป้องกันสูงสุด!
ตู้เซฟ เป็นอุปกรณ์สำคัญที่นิยมนำไปใช้ในสำนักงาน ธนาคาร ร้านทอง รวมถึงภายในบ้านของเราด้วย ซึ่งไม่เพียงใช้สำหรับจัดเก็บสิ่งของที่มีมูลค่าเท่านั้น แต่ยังเหมาะสำหรับการจัดเก็บเอกสารสำคัญต่าง ๆ อีกด้วย ในบทความนี้จะมาแนะนำวิธีการเก็บเอกสารสำคัญในตู้เซฟ เพื่อให้ปลอดภัยและสามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เทคนิคการจัดเก็บเอกสารสำคัญ
“เอกสารสำคัญ” อาจนิยามได้ว่าหมายถึงเอกสารทุกชนิดที่มีข้อมูลและรายละเอียดเกี่ยวกับประวัติส่วนตัว ประวัติทางการเงิน และประวัติการทำธุรกิจ เช่น ใบสูติบัตร ใบสัญญาต่าง ๆ ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี เป็นต้น โดยการจัดเก็บเอกสารให้มิดชิด จะช่วยป้องกันไม่ให้เกิดความเสียหายกับเอกสารสำคัญ อีกทั้งยังช่วยให้ค้นหาได้ง่าย และไม่สูญหายอีกด้วย ส่วนจะมีเทคนิคการเก็บอย่างไรให้ปลอดภัยนั้น ด้านล่างนี้เรามีคำตอบ
1. จัดหมวดหมู่เอกสาร
เทคนิคแรกที่ควรทำในการเก็บเอกสารสำคัญ คือการจัดหมวดหมู่เอกสารให้เป็นระเบียบ โดยสามารถใช้หลักการแบ่งตามประเภทของเอกสาร เช่น เอกสารส่วนตัว เอกสารทางการเงิน เอกสารทางราชการ เอกสารทางกฎหมาย เป็นต้น
2. แยกเอกสารตามวันเดือนปี
อีกหนึ่งเทคนิคสำหรับคนที่มีเอกสารสำคัญเยอะจริง ๆ หากการแยกหมวดหมู่ยังไม่สามารถช่วยให้การค้นหาง่ายขึ้นเท่าที่ควร ก็สามารถใช้การแยกเอกสารตามวันเดือนปีเข้ามาเพิ่มเติม เพื่อให้สามารถค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็วเร็วและง่ายขึ้นมากกว่าเดิม
3. ใช้อุปกรณ์จัดเก็บเอกสาร
การใช้อุปกรณ์จัดเก็บเอกสารที่เหมาะสม นอกจากจะช่วยจัดเอกสารอย่างเป็นระเบียบและง่ายดายมากขึ้นแล้ว ยังช่วยป้องกันไม่ให้เอกสารเสียหายจากปัจจัยภายนอกได้อีกด้วย โดยอุปกรณ์จัดเก็บที่นิยมใช้ มักจะเป็นแฟ้มเอกสารที่ได้มาตรฐาน มีห่วงล็อก หรือซองใส่ด้านใน รวมไปถึงการจัดเก็บในกล่อง ตลอดจนลิ้นชักสำหรับใส่เอกสารโดยเฉพาะ นอกจากนี้การเก็บเอกสารสำคัญในตู้เซฟก็ยังเป็นอีกทางเลือกหนึ่งสำหรับคนที่ต้องการเก็บกระดาษเอกสารให้ปลอดภัยสูงสุดอีกด้วย
4. ทำลายเอกสารที่ไม่จำเป็น
อีกหนึ่งเทคนิคที่ช่วยให้หาเอกสารได้ง่าย นั่นคือการทำลายเอกสารที่ไม่จำเป็น เพื่อลดความซับซ้อนและลดจำนวนของเอกสาร เพื่อเพิ่มพื้นที่การจัดเก็บ อีกทั้งยังช่วยให้หาได้ง่ายขึ้นอีกด้วย โดยเอกสารที่เข้าข่ายทำลายทิ้งจะมีอยู่ไม่กี่ประเภท เช่น เอกสารที่หมดอายุ หรือเอกสารที่พิมพ์ซ้ำ นอกจากนี้ วิธีการดังกล่าวยังเป็นการช่วยป้องกันไม่ให้ข้อมูลเอกสารรั่วไหลอีกด้วย
5. เลือกตู้จัดเก็บเอกสารที่เหมาะสม
เทคนิคสุดท้ายคือการเลือกตู้เก็บเอกสารที่เหมาะสม หากเอกสารที่ต้องเก็บไม่ใช่เอกสารลับสำคัญ ก็สามารถเลือกใช้ตู้จัดเก็บเอกสาร ลิ้นชัก หรือตู้ทั่ว ๆ ไป แต่ถ้าเป็นเอกสารสำคัญจริง ๆ ขอแนะนำให้เก็บในตู้นิรภัย เพื่อป้องกันการสูญหายและหลีกเลี่ยงความเสียหายของเอกสาร
วิธีการเก็บเอกสารสำคัญในตู้เซฟให้ปลอดภัย
เลือกตู้เซฟที่มีขนาดเหมาะสม โดยคำนึงถึงจำนวนและประเภทของเอกสารที่ต้องการเก็บ
จัดระเบียบเอกสารให้เรียบร้อยก่อนเก็บในตู้เซฟ โดยควรแยกเอกสารออกเป็นประเภทต่าง ๆ แล้วทำการจัดเรียงให้เป็นระเบียบ เพื่อให้สามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการได้ง่ายในเวลาอันรวดเร็ว
ควรเก็บเอกสารสำคัญที่ต้องเก็บรักษาไว้ถาวรให้ดี เช่น เอกสารสำคัญเกี่ยวกับบริษัท เอกสารทางบัญชี หรือเอกสารที่เป็นความลับของบริษัทให้ปลอดภัยจากบุคคลภายนอก หรือเหตุสุดวิสัยอื่น ๆ โดยปิดล็อกตู้เซฟทุกครั้งหลังใช้งาน และควรเก็บกุญแจตู้เซฟไว้ในที่ปลอดภัย
ตรวจสอบเอกสารเป็นประจำ เพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารทั้งหมดอยู่ในสภาพดีและสามารถใช้งานได้ หากพบเอกสารที่ชำรุดหรือสูญหาย ควรรีบดำเนินการแก้ไขหรือทำสำเนาใหม่
และนี่ก็คือเทคนิคการเก็บเอกสารสำคัญในตู้เซฟให้ปลอดภัย โดยสามารถนำไปปรับใช้ได้ทั้งการเก็บภายในบ้านและในสำนักงาน แต่ถ้าหากยังไม่มีตู้เซฟที่มีเหมาะสมกับการเก็บเอกสารที่ดีมากพอ สามารถมาเลือกซื้อได้เลยที่ KIOSK ตัวจริงเรื่องตู้นิรภัย พร้อมจำหน่ายตู้เซฟทั้งขนาดเล็ก ขนาดกลาง และขนาดใหญ่ ทั้งยังมีให้เลือกหลายรูปแบบ แถมยังผ่านการทดสอบมาตรฐานกันไฟ UL 72 Class 350 และ Drop test ที่ความสูงระดับ 9 เมตร เพื่อเพิ่มความปลอดภัยอย่างเหนือชั้น สั่งซื้อสะดวกผ่านทางออนไลน์ได้ตลอด 24 ชั่วโมง หรือโทร. 02-157-1015 สั่งครบ 1,000 บาท จัดส่งฟรีทั่วไทย